Ja, du fühlst dich gut, wenn du dein E-Mail-Postfach sauber hältst und 100 Mails abgearbeitet hast. Zero-Inbox! Yippie. Klasse. Und Zero Produktivität. Autsch.
Der Posteingang ist ein Ort, wo alle Termine, Aufgaben und Dringlichkeiten von anderen zusammenkommen.
Es lauern durch einen „kurzen Blick“ viele gefahren.
Hier sind 7 Ideen, wie man mit E-Mails umgeht
- Beantworte maximal 2x/Tag deine Mails. Koppel diese Tätigkeit mit ähnlichen, wie Telefonate, Papierkram oder WhatsApp-Nachrichten – alles, was dringlich ist. So reagierst du nicht, sondern bist proaktiv.
- Beantworte E-Mails mit maximal 5 Sätzen. Pareto gilt auch für den Inhalt einer E-Mail. Verfasst du einen langen Text, antwortet dir jemand mit einer langen Nachricht. Kurze Nachricht, kurze Antwort.
- Lösche unnötige E-Mail-Accounts. Wenn du sie nicht verwendest oder Spam oder Werbung erhältst, lösche sie.
- Lasse niemals den Browser-Tab für deine E-Mails nebenbei geöffnet. Multitasking vernichtet Performance. E-Mails sind wie ein Boomerang. Je effizienter du sie beantwortest, umso effizienter kommen sie wieder zurück. Du musst nicht auf jede Mail innerhalb von 60 Minuten reagieren.
- Melde dich von Newslettern ab, die du nicht brauchst. Folge wenigen, von denen du lernen kannst. Konsumiere bewusst.
- Rufe niemals E-Mails am Morgen ab. Wenn du E-Mails abrufst, folgst du der Agenda von anderen und nicht deiner eigenen. Die Zeit am Morgen ist zu wertvoll, weil wir hier am Produktivsten arbeiten. Verschwende sie nicht mit dem Beantworten von E-Mails.
- Deaktiviere E-Mails auf deinem Smartphone. Die Verlockung ist zu groß, überall und jederzeit die E-Mails zu prüfen.
